AGILE

Agile permite a las organizaciones obtener mejores resultados mediante el trabajo de equipos de alto rendimiento, integrando al cliente en el equipo, impulsar la motivación de las personas, tener feedback rápido sobre el producto final que se está desarrollando y reflexionar de manera estructural sobre cómo mejorar el proceso de trabajo.

Hasta no hace mucho, Agile era visto como un conjunto de técnicas y prácticas de gestión aplicadas mayoritariamente al desarrollo de software. 

Y lo cierto es que no es nada raro, ya que los principios de la filosofía Agile fue desarrollada por un conjunto de desarrolladores de software en el 2001, que juntaron sus recomendaciones para el desarrollo de proyectos de forma ágil en el ya famoso “Manifiesto Agile”.

También en el 2001 se funda la Agile Alliance, de la que formamos parte, para fomentar el uso y la implantación de Agile por todo el mundo.

Dieciséis años después, tras el reconocimiento de la consultora Mckinsey así como de la archifamosa Harvard Business Review, la filosofía Agile se expande rápidamente por todo el mundo y comienza su implantación en todo tipo de organizaciones.

El Manifiesto Agile hacia hincapié en tener en consideración la interacción humana, la colaboración entre equipos, la adaptabilidad de las personas, la elaboración de documentación y el trabajo sobre resultados tangibles entre otros elementos.

El manifiesto Ágil así como la filosofía Ágil son muy fáciles de comprender pero realmente mucho más complicadas de aplicar de forma correcta en la empresa y/o cualquier organización.

Pero antes de entrar en más detalles, ¿qué significa realmente ser Ágil o comportarse como una organización ágil? Vamos a verlo con más detalle.

Principios Ágiles

Los principios y valores sobre los que se fundamenta la filosofía ágil permiten a las organizaciones y empresas adaptarse a mercados y clientes cada vez más volátiles y complejos, donde la incertidumbre es cada vez mayor.

Esto supone claramente una gran ventaja para cualquier empresa en los tiempos que corren.

No importa cómo de complejo pueda resultar un proyecto a desarrollar, la aplicación de los principios ágiles siempre pueden ser de ayuda para alcanzar los objetivos marcados.

Los principios y prácticas de la filosofía ágil se han introducido y desarrollado en multitud de sectores e industrias, desde la automoción, la banca, la construcción y hasta la medicina… teniendo en consideración que nos encontramos ante unos mercados en constante cambio y evolución.

Mientras la filosofía Ágil se trata de un conjunto de principios y valores, Scrum es la metodología por excelencia para aplicar los principios ágiles en las organizaciones y empresas.

Uno de los términos más conocidos a la hora de aplicar los principios ágiles a través de la metodología Scrum son los ciclos de trabajo o también llamados Sprints.

Si estas pensando en implementar los principios ágiles en tu organización, te recomiendo que lo hagas mediante equipos pequeños y con autonomía propia.

 El planteamiento sería que pudieras generar “equipos ágiles” que permitan desarrollar los principios ágiles en tu organización y difundir las recomendaciones y buenas prácticas dentro de tu empresa.

La generación de varios grupos o “equipos ágiles” permitirá generar una comunicación fluida entre equipos, interacciones e intercambio de buenas prácticas, que permitan a su vez desarrollar e implementar la filosofía ágil en toda la organización.

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La evolución de la filosofía ágil

Como te comentaba anteriormente, en el 2001, un pequeño grupo de persona se juntaron para debatir sobre la gestión de proyectos de desarrollo de software.

Fruto de ese grupo de trabajo, nacido aquel año el “Manifiesto Ágil” que aglutina los puntos de vista y las mejores prácticas que había desarrollado dicho grupo de personas a la hora de afrontar proyectos de software como contrapunto a los métodos más tradicionales de gestión de proyectos.

El manifiesto ágil, por lo tanto, valora de forma más importante a las personas (integrantes de los equipos) y las interacciones entre ellos mismos sobre por ejemplo los procesos y las herramientas de gestión.

La filosofía ágil también le da más relevación a los resultados tangibles (de cualquier tipo de proyecto) que a la documentación generada sobre el proyecto en cuestión, haciendo también más hincapié en la colaboración fluida con el cliente y menos relevancia a un contrato detallado y poco flexible.

A raíz del desarrollo del manifiesto ágil, surgieron varias preguntas que podrían cambiar los entornos de trabajo y la manera de afrontar los proyectos de desarrollo, vamos a revisar algunas de ellas:

  • ¿Qué pasaría si creáramos un lugar de trabajo que aprovechase todos los talentos de aquellos que participan en un proyecto determinado?
  • ¿Qué sucedería si esas personas estuvieran totalmente centrados en entregar valor a los clientes para las cuales se está realizando el proyecto?
  • ¿Cómo encajarían estas prácticas y filosofía de trabajo con la gestión de proyectos más tradicional? ¿Podrían operar en escala?
  • De ser así, las respuestas dichas preguntas, es decir, los cambios en la forma de afrontar dichos proyectos, ¿serían válidas para otras organizaciones y proyectos no relacionadas exclusivamente con el desarrollo de software?

En el año 2001, mientras se desarrollaba el manifiesto ágil estas preguntas no tenían respuesta.

Los impulsores de la filosofía ágil trabajaron por descubrir las respuestas a dichas preguntas a través de la realización de distintos experimentos en entornos de trabajo reales.

Durante bastante años, fue difícil encontrarle mucho sentido a los experimentos que iban desarrollando los creados del manifiesto ágil y de hecho surgieron detractores, como en todo cambio.

Algunos argumentaban que no era posible aplicar dicha filosofía en proyectos que no fueran únicamente de software e incluso algunos argumentaban que al intentar aplicarlo en otro tipo de proyectos acabarían por adaptar la burocracia antigua.

Con el tiempo, se fueron obteniendo resultados y la filosofía ágil comenzó a demostrar su aplicabilidad y sus beneficios en diversos sectores, aumentando con ello la fama de la propia filosofía y su aplicación en cada vez más sectores e industrias.

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Metodologías Ágiles

Ante la evolución de la tecnología y ya que el software se esta convirtiendo en un elemento fundamental y crítico de casi cualquier organización y/o proyecto, la aplicación de la filosofía Ágil se está aplicando en cada vez más empresas.

Sin embargo, aunque los principios de la filosofía ágil resulten sencillos de comprender, la aplicación de las distintas metodologías ágiles no resultan tan sencilla de aplicar para mandos intermedios y directivos.

Y esto se debe principalmente a que la filosofía y las metodologías ágiles no son simplemente una nueva forma de afrontar proyectos y/o desarrollos, sino que los principios ágiles afectan también a la conceptualización que teníamos de las organizaciones y empresas desde hace más de 100 años.

 

Hasta la fecha, habíamos concebido a las empresas como organizaciones que buscaban una alta eficiencia explotando su modelo de negocio actual, sin embargo, ante los constantes y rápidos cambios de los mercados y de los entornos, este concepto de empresa esta quedando obsoleto en la gran mayoría de sectores e industrias.

Por el contrario, la filosofía ágil concibe a las empresas como organizaciones en constante crecimiento, cambio y adaptación (como si fuesen seres vivos adaptándose a un ecosistema cambiante) al mercado en búsqueda de nuevas oportunidades y de formas de aportar (más) valor a sus clientes.

Para comprender de forma optima la filosofía ágil, debemos reconocer que el futuro de las empresas y organizaciones depende de inspirar y facilitar el trabajo a las personas capacitadas para acelerar e impulsar la innovación, buscando siempre aportar más valor al mercado y a los clientes.

Para ello, como organización, si queremos implementar la filosofía ágil, debemos facilitar la creación de equipos autónomos y autoorganizados.

Para poder desarrollar y aplicar la filosofía y metodologías agiles de forma correcta, debemos tener claro que toda la organización debe trabajar por generar más valor al mercado y al cliente.

Esto tiene implicaciones muy importantes, tanto para los empleados, que entienden y ven resultados tangibles y reales sobre los proyectos que llevan a cabo sino también para la organización en si misma, ya que la rentabilidad puede aumentar de forma drástica.

¿Qué son las Metodologías ágiles?

Las metodologías ágiles son herramientas y procesos que permiten a los equipos de trabajo dar respuestas rápidas a las demandas impredecibles que reciben del mercado y los clientes durante el desarrollo de un proyecto determinado.

Además, las metodologías ágiles añaden una capa de gestión que permite a los equipos evaluar el desempeño del trabajo desarrollado hasta la fecha mediante unas rutinas llamadas sprints.

Gracias a estas metodologías (ágiles), las organizaciones y las empresas pueden desarrollar sus proyectos y obtener como resultado el producto o servicio correcto que demanda el mercado y los clientes.

Si las empresas aplican de forma correcta las metodologías ágiles, estarán ganando una posición competitiva muy relevante, pues entregar los productos y/o servicios adecuados a los mercados globales y cambiantes es sin duda una ventaja competitiva muy relevante hoy en día.

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Vamos a desarrollar con más detalle cuales son las principales ventajas de las metodologías ágiles aplicadas al día a día de las empresas y organizaciones.

Compromiso y satisfacción de todas las partes interesadas en un proyecto
La aplicación de la metodología ágil genera oportunidades para el intercambio de
información y opiniones entre los equipos al frente del proyecto y los clientes y/o
stakeholders.

Buscamos mediante la involucración activa del cliente en el desarrollo del proyecto
que pueda evaluar los avances y dar feedback a los equipos para reducir al mínimo
las desviaciones del proyecto en cuestión.

Esto sin duda, facilita a los equipos comprender la visión del cliente y sus
necesidades a un nivel difícil de alcanzar con otras metodologías de trabajo y permite a los equipos de trabajo desarrollar y entregar de forma regular partes del
proyecto que realmente aportan valor al cliente.

Transparencia
Al involucrar de forma activa al cliente durante todo el proyecto, las metodologías
agiles permiten al cliente obtener resultados tangibles en periodos de tiempo más
cortos que la longitud total del proyecto en cuestión, pero también debe
comprender el cliente que los resultados entregados corresponden con un proyecto
en progreso y no un resultado final.

Esta transparencia claramente tiene muchas ventajas pero debe ser comprendida y
aceptada por todos los involucrados en el proyecto.

Entrega rápida
Los ciclos de trabajo en las metodologías ágiles, denominados Sprints, suelen tener una duración recomendada de entre 1 y 4 semanas.

Buscamos que sean ciclos relativamente cortos de tiempo para buscar resultados tangibles a corto plazo y poder hacer entregas parciales (y rápidas) a cliente (y/o stakeholders) y así poder evaluar si el trabajo realizado hasta la fecha ha sido correcto.

Costes y volumen de trabajo predecible
Gracias a la aplicación de los sprints y el trabajo en ciclos temporales acotados, los costes y el volumen de trabajo a ejecutar es predecible y controlable.

Al combinar los costes asociados a cada sprint con el volumen de trabajo sera posible calcular el valor (y/o coste) de cada funcionalidad y con ello poder evaluar de forma más efectiva la rentabilidad de cada trabajo desarrollado y su aporte de valor al proyecto en su conjunto.

Flexibilidad en la priorización
Las metodologías Scrum permiten incorporar una mayor flexibilidad a la hora de priorizar las funcionalidades y características de un proyecto (producto y/o servicio) que se pretende entregar al cliente y el equipo tiene más control sobre las distintos elementos que deben “construir” para alcanzar el final del proyecto en cuestión.

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Abraza el cambio
Sin buscar de forma constante el cambio y/o la adaptación del proyecto en desarrollo, las metodologías agiles permiten adaptarse al cambio mucho mejor que cualquier otra filosofia de trabajo.

Al basar el trabajo en ciclos cortos (sprints) es posible evaluar los avances de forma constante y decidir si es necesario realizar cambios, ajustes o incluso cambiar el rumbo de forma drástica.

Centrados en aportar valor al cliente
Con las metodologías ágiles buscamos que los equipos de trabajo tengan una percepción más cercana de las necesidades y demandas del cliente, focalizándose así en desarrollar funciones y características que aportaran valor al mercado y al cliente.

Centrado en los usuarios
Las metodologías ágiles usan a los usuarios, más bien la información trasmitida por los usuarios como fuente de insights fundamentales para definir y construir el proyecto en cuestión.

Centrándose por lo tanto en las necesidades de los usuarios y comprendiendo de forma optima sus demandas, los equipos pueden desarrollar funciones que entregan un valor real al usuario.

Mejora la calidad
Los proyectos se dividen en unidades de trabajo más pequeñas (y más manejables), haciendo mucho más fácil para los equipos el desarrollo de las tareas oportunas.

Al realizar pruebas de concepto y entregas a clientes de forma regular, la calidad entregada y la calidad percibida aumenta de forma drástica. Los defectos y desajustes que podrían ser habituales aplicando otras metodologías son eliminadas gracias a las metodologías ágiles.

Principales Metodologías Ágiles

Existen varias metodologías que podríamos encuadrar bajo la denominación “Ágil”, que comparte la misma filosofía y características similares.

Sin embargo, a la hora de implementarlas y ponerlas en práctica, cada una de ellas tiene sus propias características individuales que influirán en su aplicabilidad según las necesidades de la organización o del proyecto.

Vamos a ver a continuación las principales metodologías que podríamos encuadrar bajo el epígrafe ágil:

– Scrum
Se trata de una metodología por excelencia en el marco ágil, que se esta convirtiendo en muy habitual en muchos sectores y empresas.

Se trata de una metodología que puede aplicarse en muchos tipos de proyectos, desde software hasta hardware e incluso el desarrollo de productos y servicios.

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Lean

Se trata de una metodología derivada de los principios desarrollados a través del TPS (Toyota Production System), que además tiene múltiples variantes según las necesidades del sector en el que sea necesario aplicarlo (Lean Office, Lean Construcción, Lean Thinking, Lean Startup, etc).

Todas estas metodologías se centran en aportar el máximo valor al cliente reduciendo a la mínima expresión los desperdicios del proceso y/o producto.

Se trata de una metodología muy extendida y con grandes resultados en sectores como el industrial (Lean Management)

– Kanban

La metodología Kanban esta diseñada para facilitar la gestión y ejecución de cualquier proyecto y gestionar de forma optima la carga de trabajo del equipo involucrado en el proyecto.

Como la metodología Scrum, lo que se busca con Kanban es facilitar al máximo el trabajo de los equipos.

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Kanban

En entornos de producción en donde se busca ser eficiente, las metodologías ágiles han sabido ofrecer procedimientos para mejorar procesos de forma continua.

Una de esas metodologías ágiles es el Kanban, un método que nació de la fabricación de vehículos y que ha sido adoptado en muchas empresas y por multitud de equipos de trabajo.

Aunque goza de mayor popularidad en el desarrollo de software, también puede ser usado en distintas áreas en donde la tipología del proyecto y la tipología de operaciones permitan integrarlo.

Si te interesa conocer más sobre el método Kanban, sigue leyendo, te explicaremos todo lo que debes saber para conocerlo en profundidad y comenzar a implementarlo.

Kanban ¿cuáles son sus orígenes?

El Kanban es un método nacido en Toyota en los últimos años de la década de los 40 y creado por Taiichi Onho.

Kanban significa registro visual.

Toyota implementó este método en su sistema de producción (conocido como Toyota Production System) y buscaba con ello, cambiar la forma en que producía sus vehículos.

De ahí se deriva el sistema conocido como Just In Time, el cual se diferencia del que se usaba previamente en que, con este sistema se produce solo lo que hace falta.

Antes de la implementación del Toyota Production System y posteriormente del Just In Time, en la fabricación no se tenía en cuenta las previsiones ni la necesidad de producción con respecto a las ventas o la puesta en el mercado del producto terminado.

Esto provocaba costes considerables a toda la cadena de valor.

El problema con este sistema es que se crea más inventario del que en verdad necesitamos y no permite enfocarnos en producir lo que en realidad necesita nuestro cliente.

Un ejemplo para comprenderlo más fácilmente puede ser el siguiente:

  • Tienes dos productos en tu línea de producción.
  • Produces la misma cantidad de ambos
  • Del primero vendes el doble que lo que vendes del segundo,
  • Habrás invertido tiempo y dinero en la producción de ese segundo producto que no se vende tan rápido.

Aplicando Just In Time podrías haber balanceado la producción en función de tus necesidades reales de tu cadena de valor y del mercado.

Incluso, teniendo un solo producto, producirlo sin necesitarlo significa más esfuerzo para venderlo o lo que es peor, no venderlo, tener que almacenarlo y cubrir los costes de dicho almacenamiento.

 

Con el método Just In time, (también conocido como Pull), produces a medida que la demanda del mercado es real, generando en todo el proceso mucho menos desperdicio.

Estas prácticas dieron origen al Lean Manufacturing, que busca como fin ultimo producción aquello que aporta valor al cliente y al mercado sin que eso implique una mayor inversión.

En la actualidad, el método Kanban se ha adaptado para otros tipos de proyectos y/o procesos de producción y tiene como objetivo principal establecer un sistema que sea cíclico y flexible, en donde se puedan visualizar los cuellos de botellas para resolverlos, obteniendo como beneficio, una producción más eficiente cuyo ciclo tarda menos tiempo en completarse.

Este método ha sido diseñado para que evolucione en el tiempo de forma incremental, es decir, no se buscan mejoras muy significativas entre ciclos, pero visto con mayor escala y en un periodo de tiempo más largo, se procura que haya evoluciones significativas, obtenido resultados más sostenibles y eficientes con el tiempo.

Planteamos 4 principios básicos para implementar está metodología:

1. Comienza con lo que tienes

Este principio es importante, pues dota al método de flexibilidad.

Si no existen requisitos previos para la implementación de la metodología Kanban, nos permite aplicarlo en cualquier parte del proceso, ya que no buscamos un punto concreto del proceso donde implementarlo sino más bien queremos centrarnos en la evolución positiva de los resultados.

De hecho, el método Kanban se puede aplicar en procesos que están funcionando en cualquier momento sin alterar su desempeño actual, gracias a que no buscamos cambios drásticos de inmediato.

En un principio, cualquier organización puede implementar la metodología Kanban, pero dependerá del formato de trabajo que se implemente.

Por ejemplo, este método es más efectivo para procesos productivos en donde hay que hacer entregas a corto plazo y la planificación a futuro no es posible.

Esto encaja muy bien con los momentos convulsos y la mayor agilidad que se les exige a las empresas.

Por ejemplo, la metodología Kanban se puede aplicar en una empresa donde llegan pedidos diarios y hay que entregar el producto de forma continua, por ejemplo, un restaurante.

En este caso, no es posible la planificación a largo plazo, debido a que las entregas deben hacerse constantemente y no se conoce con exactitud qué pedirán ni en qué cantidad.

2. Busca cambios que sean incrementales y evolutivos

La metodología Kanban no está diseñada para obtener cambios muy significativos en el corto plazo. Por el contrario, buscamos los cambios pequeños, que no afecten en mucha medida al proceso, pero que esos cambios sean cada vez mejores en el tiempo.

Se puede interpretar como el logro de un cambio significativo conseguido en pequeñas etapas.

Para lograr que se logren cambios, es importante el análisis del sistema o proceso, solo así detectaremos las actividades clave susceptibles a mejorar y podremos diseñar soluciones para lograrlo.

Este principio hace que la metodología Kanban sea ideal para aquellos que puedan temer que si realizan grandes cambios en poco tiempo se cree una incertidumbre que conlleve a generar problemas en el proceso productivo y paralizar la entrega del producto en cuestión.

Si seguimos con el ejemplo de un restaurante, un cambio radical, requerirá de un proceso adaptativo que es incompatible con las rutinas diarias de la propia actividad.

Sin embargo, aplicando la metodología Kanban podemos pensar en pequeños avances que mejore de forma significativa los procesos pero sin hacer cambios drásticos en el día a día del negocio.

Por ejemplo, un servicio de comandas electrónico (Tablet y/o PDA más impresora en cocina).

El camarero apunta la comanda en la Tablet y/o PDA con el cliente y de forma automática envía el pedido a cocina y a la barra, donde la impresora se encarga de sacar las comandas impresas.

Esto disminuye el tiempo de procesamiento, aumenta la organización interna de la cocina para elaborar los platos y de la barra para servir las bebidas y elimina errores en la interpretación de la comanda, quizás por mala escritura del camarero, etc.

Un pequeño cambio en el proceso puede ahorrar mucho tiempo a lo largo de todas las rutinas diarias.

3. Respeta el proceso, los roles y las responsabilidades

En línea con lo comentario anteriormente, Kanban respeta lo que se vienen haciendo hasta el momento y los roles de cada miembro del equipo y sus responsabilidades.

El método Kanban no está ni a favor ni en contra del cambio per se, solo busca que el proceso mejore dentro de sus características propias.

Es decir, de entrada, el método Kanban no pide que reorganices cómo se lleva a cabo la producción, solo se fusiona con esta para evaluar el proceso e identificar los puntos de mejora.

Una vez analizados los procesos, podemos proponer pequeños cambios para resolver los puntos del proceso que fluyen con menor facilidad.

4. Incentiva el liderazgo a todo nivel

Es importante que en toda organización exista liderazgo que motive al equipo al logro de sus objetivos.

En el caso del método Kanban, se logra motivar gracias a la visualización del progreso de cada miembro y sus tareas y responsabilidades.

Es decir, en el sistema de tarjetas, cada persona puede ver cuánto ha trabajado, sentirse bien por lo logrado y motivarse a mejorar su desempeño.

Así como cada uno está motivado, lo está todo el equipo, creándose un ambiente de liderazgo participativo en donde todos aportan para el bien común.

Para lograr esto, es vital que todos los miembros entiendan la importancia de la mejora continua y la implementen en su entorno (equipo, departamento o empresa).

Cinco actividades comunes del método Kanban

Este método busca la mejora continua y con pequeños avances que aporten resultados positivos.

Para poder aplicarlo, está compuesto por un proceso repetitivo y, por ende, existen actividades o prácticas que se realizan constantemente con el fin de lograr los objetivos buscados.

Estas actividades, como la misma filosofía del método Kanban, no buscan ser totalmente óptimas entre ciclos, sino que se ejecutan con el fin de detectar, de forma progresiva, puntos de mejora.

Lo que sí es recomendable es que se realicen todas para que la aplicación del método tenga éxito.

  • Visualización del proceso

Aunque la forma de trabajo actual no sea la más optimizada, todos los pasos que se dan desde que se comienza hasta que el producto está listo, componen un proceso que funciona.

Por lo tanto, es vital que se conozca cada detalle de este proceso y que se identifiquen las actividades clave, pues con esta información se elaborará el tablero Kanban, el cual, una vez implementado, es el que nos ayudará a visualizar qué parte de nuestro proceso necesita mejoras.

De la visualización y el entendimiento del proceso podremos obtener el tablero que mejor registre el progreso de las actividades de producción que se realizan.

Incluso, esa visualización ayudará a que determinemos qué actividades son más importantes que otras, cuáles conllevan más tiempo y cuáles están limitando el flujo óptimo de nuestro proceso productivo.

  • Limitación del trabajo en progreso

Una vez que hemos visualizado nuestro proceso y que hemos creado nuestro tablero basándonos en la información de las actividades clave, es importe que establezcamos límites al trabajo.

Una de las prácticas contra la que lucha el método Kanban es el multitasking, y se justifica en que, si un miembro de un equipo no se enfoca en una tarea, estará haciendo un poco de todo, lo que le resta concentración generando baja productividad.

Es muy común que en el multitasking existan muchas actividades desarrolladas a medias y eso, en el flujo general del proceso, puede causar retrasos, tareas mal finalizadas y malos resultados.

Esta práctica previene dos escenarios, el primero es que una misma persona tenga mucho que hacer y, por lo tanto, genere un cuello de botella; el segundo es que, un miembro del equipo esté sin hacer nada, esperando a que el resto termine.

Visto de manera general, cada etapa tiene una dependencia de las otras y para que el proceso fluya adecuadamente, todas deben estar bien coordinadas (relacionado con Just In Time como mencionábamos antes).

Cuando no ocurre esto, se establecen compromisos y condiciones entre los miembros de cada etapa para que, por ejemplo, los miembros estén menos ocupados, ayuden en etapas en donde existan cuellos de botellas hasta que los límites establecidos estén en su rango de máximos y mínimos.

  • Enfoque sobre el flujo

El objetivo final de la implementación de la metodología Kanban es tener un proceso que fluya sin cuellos de botella y que los tiempos de cada ciclo mejoren constantemente.

Si retomamos el ejemplo de un restaurante, el objetivo sería que, entre que se toma la orden y llega la comida, se tarde la menor cantidad de tiempo.

Ahora bien, esto solo se logra si estamos constantemente gestionando el flujo del proceso para evitar que se atasque en algún punto.

Esto no quiere decir que el proceso fluya perfectamente cada vez, pero una vez estudiado y dándole prioridad al flujo continuo, se pueden establecer procedimientos que ayuden a que el proceso fluya correctamente.

Con el tiempo, el principal beneficio de la metodología Kanban es el ahorro de tiempo, lo que significa menos costes y menos desperdicio.

  • Retroalimentación

Para que este método funcione y podamos implementar mejoras incrementales, es importante que esté en constante revisión.

Esta revisión no depende exclusivamente de quien crea el plan, sino de todos los involucrados, pues son ellos los que saben qué les complica o les facilita las tareas asignadas.

Es probable que los mínimos y los máximos sean cambiados de un ciclo al otro, debido a que se ha determinado que uno de estos valores no es óptimo; esta decisión nace de la retroalimentación.

Para esta actividad es común hacer reuniones cortas, con duración entre 10 y 15 minutos si el equipo de trabajo es pequeño.

Para maximizar el beneficio y la mejora continua, deberíamos ser capaces de incorporar el feedback de los clientes con respecto al producto o servicio que reciben.

  • Identificación de las oportunidades de mejora

Una actividad implícita en todas las actividades nombradas anteriormente es la búsqueda de la mejora continua.

Al conocer el proceso, registrarlo, probarlo, analizarlo y retroalimentarse con los resultados, iremos recolectando información que nos ayudará a proponer pequeñas mejoras.

Las frustraciones y dificultades a la hora de realizar las actividades del día a día no deben influir en que abandonemos la implementación y aplicación de la metodología Kanban sino más bien a buscar nuevas soluciones que puedan ser implementadas.

 

Ventajas y beneficios del Método Kanban

Las ventajas y los beneficios de implementar el método Kanban son varios, vamos a nombrar algunos de ellos:

  • Se incentiva el trabajo en equipo en favor de la productividad

Con todo lo explicado anteriormente, es innegable que el método Kanban, aplicado de forma correcta, mejorará la productividad de tu proceso productivo.

Más allá de la productividad, el equipo trabaja como una máquina bien engrasada, lo que estrecha los lazos, enfocando a cada miembro en sus objetivos, así como los objetivos compartidos del grupo; mejorando con ello la motivación de todos los miembros.

  • Todos los miembros del equipo saben qué hace el resto

Como existe la supervisión sobre el proceso y esta es visual, todo el equipo se asegura de que cada miembro esté cumpliendo su función.

La visualización del avance en un tablero también ayudará a determinar quienes necesitan ayuda y quienes están disponibles para ayudar, mejorando así la interacción entre los miembros.

Un equipo que entienda bien las políticas y los acuerdos podrá mirar el tablero y tomar decisiones muy rápidamente.

  • La planificación es flexible

Se puede comenzar con un proceso determinado y en función de los avances se pueden hacer ajustes pequeños en el tiempo.

En el ejemplo del restaurante, el Kanban cumple ciclos de un día y no necesitas planificar más allá de eso. Probablemente al otro día, o a la semana, tras una revisión del proceso, se hagan pequeños ajustes que se pueden implementar casi de inmediato.

Esto no ocurre en todos los procesos, es por esto por lo que el Kanban, por sí solo, no se puede aplicar en todos los modelos productivos.

  • Los ciclos del proceso son cortos

El hecho de que el proceso se complete en periodos cortos tiene la ventaja de poder hacer cambios sobre la marcha, es decir, cuando termina cada ciclo.

Si un equipo de trabajo de una oficina que gestiona documentos implementa y mejora cada día, en una semana, habrá una mejora, pequeña, pero significativa.

Este es el beneficio de los ciclos cortos, tienen la capacidad de reaccionar más rápidamente ante algún cambio que se quiera implementar.

Aunque es importante destacar que el cambio que se introduce no debe ser tan grande que desestabilice todo el proceso.

  • Se evitan los cuellos de botella

Si se realiza una correcta gestión de los procesos se pueden mejorar los escenarios en donde se presenten cuellos de botellas.

La identificación del problema es importante, pero lo es aún más, la solución que se le dé.

Por eso la retroalimentación efectiva es tan importante que se suma a la búsqueda de la mejora continua.

  • Se pueden hacer entregas de forma continua

Como los ciclos son cortos, el producto estará listo en poco tiempo, lo que permitirá ir entregando de forma continua.

Con la entrega continua no solo mejoramos la satisfacción al cliente que ve su necesidad satisfecha, sino que se puede ir entregando en pequeños lotes que serán evaluados por el cliente y del que podremos obtener feedback rápido.

Del resultado de esta evaluación nacerán mejoras para que el producto satisfaga cada vez más al cliente.

Para muchos modelos de producción, ir mejorando cada vez, en periodos pequeños, significa una gran optimización, tanto en costes como en productividad.

Elementos visuales del Método Kanban

Ahora que sabemos qué es y cuáles son los principios y ventajas de este método, conozcamos un poco más sobre los elementos visuales que lo conforman. Estos elementos son los que se usan, junto con las actividades clave, en el día a día del proceso.

Tarjetas Kanban

La tarjeta es un elemento visual del tablero Kanban, cuya función es suministrar la información necesaria sobre la actividad que se está desarrollando.

En su implementación más común, puede traer información sobre fechas límites, número de pieza, un número de serie, el proveedor, entre otros datos…

Recuerda que esta tarjeta nace de un proceso productivo de vehículos. Para otras aplicaciones, una tarjeta Kanban puede contener el nombre de quién está realizando la actividad y la descripción de la tarea.

La utilidad de este elemento, además de brindar información, es brindar transparencia en el proceso, disminuyendo la necesidad de hacer reuniones. Si quieres saber cómo va el proceso, solo debes fijarte en las tarjetas.

Tablero Kanban

Así como existe una tarjeta, existe un tablero, que no es más que el “repositorio” de información en donde se describen las distintas etapas del proceso productivo.

En este tablero, la tarjeta se va moviendo hasta que la actividad se ha terminado. Además de las tarjetas, un tablero de Kanban cuenta con estos elementos:

  • Las columnas

Representan los estados por los que pasa una tarea antes de ser completada. Por lo general, se define una columna de actividades listas para hacer, otra de las actividades en progreso y otra de actividades finalizadas o hechas.

  • Backlog

En un backlog se condensan todas las actividades necesarias para completar el ciclo de producción, las cuales se irán realizando de acuerdo con la relevancia que tengan en el proceso. Es común que se comience con lo más relevante y urgente y que se deje para el final lo que puede esperar.

  • Máximos y mínimos de cada columna

Como ya hemos comentado anteriormente, en cada etapa se establecen mínimos y máximos de procesos que se pueden realizar a la vez y en el tablero se puede visualizar ese rango en cada columna.

Anteriormente, los tableros de Kanban eran pizarras, y yo mismo he usado tableros Kanban físicos (metálicos) con tarjetas de cartón que ibas moviendo de ranura en ranura pero en la actualidad, podemos usar tableros digitales como los que ofrecen aplicaciones como Trello.

Cómo comenzar a usar Kanban

Con la información que se tiene hasta ahora, podemos describir una metodología que se puede implementar para comenzar a trabajar con el Método Kanban.

Es importante que se adapte cada tablero al proceso específico, debido a que esto puede ayudar en gran medida a visualizar en qué etapa existen cuellos de botella.

  • Definir el proceso

Como es probable que queramos implementar la metodología Kanban en un proceso ya funcionando, lo primero que haremos es entender y, si es necesario, hacer un diagrama de las etapas del proceso y sus interrelaciones.

Esto es lo que servirá de guía para la decisión de las columnas del tablero Kanban. Es importante respetar las responsabilidades y los roles de los miembros del equipo, debido a que no se buscan hacer cambios radicales.

  • Armar el tablero

Ahora que se conoce el proceso y se han definido las actividades, es hora de armar el tablero.

Este tendrá tantas columnas como estados sean necesarios para visualizar el avance de una tarea. Puedes establecer mínimos y máximos en este momento, pero probablemente, en la implementación se irán modificando estos valores una vez que se identifiquen los puntos de mejora.

Este tablero puede ser físico o digital, pero todos los miembros del equipo deben tener acceso a él.

Lo siguiente es crear la tarjeta de la actividad.

Es importante que se incluya la información detallada de la actividad y, de ser posible, una serie de micro tareas que lleven a completarla según el punto del tablero en el que estén.

Por ejemplo, puede que una actividad tenga ciertas micro tareas cuando está en columna de “en progreso” y otras micro tareas cuando pasa a la columna “probando”.

Detallar esta información puede ayudarte a corregir cuellos de botellas que no permiten que el proceso fluya.

  • Implementación

Con el tablero, las tarjetas, se transmite la información a los miembros del equipo y se realiza un primer ciclo.

Un ciclo dura lo que se tarda en terminar el producto. Es importante que se capturen los datos sobre las actividades que no permiten que el proceso fluya.

  • Análisis del proceso

Una vez que se termina un ciclo, es recomendable realizar una reunión para análisis y retroalimentación del proceso, es aquí donde las oportunidades de mejoras detectadas durante la implementación se discuten y se ofrecen soluciones.

  • Revisión del proceso

Con la información obtenida en la reunión, se ajustan los parámetros del proceso y se implementa de nuevo.

El método Kanban busca la mejora continua, por lo que, al terminar cada ciclo, o cuando se considere necesario, el equipo se reunirá, se analizarán los resultados y se propondrán mejoras evolutivas e incrementales.

Herramietnas para evaluar un Kanban

Más allá de la visualización del tablero de Kanban, se necesitan herramientas para poder medir grado de éxito que se está logrando en la implementación.

Así como existen herramientas, existen parámetros que nos interesan medir para poder tener una conclusión acertada con respecto al proceso.

En este sentido, el Kanban se apoya en múltiples herramientas, que se diferencian entre sí en la forma y la complejidad en que presentan los datos.

Aunque la intención no es nombrar todas, es importante conocer una herramienta clave para la evaluación: El diagrama de flujo acumulado.

Asimismo, deberás conocer los tiempos de entrega y los tiempos del ciclo para poder decidir si la implementación del Kanban al proceso particular está siendo efectiva.

Diagrama de flujo acumulado en el Kanban

Con esta herramienta se obtiene información visual de tres de las métricas más relevantes en todo flujo.

Estas métricas son el número de trabajos en curso, el rendimiento que estamos logrando y el tiempo de cada ciclo.

El tiempo de entrega no se puede mirar en un diagrama de flujo acumulativo, pero se puede inferir con la revisión de otros datos.

Una de las ventajas de usar este diagrama es que permite conocer la estabilidad del flujo de trabajo, facilitando la comprensión de las actividades clave en las que se debe poner más atención y que se deben priorizar. El valor de los datos arrojados por este diagrama es tanto cualitativos como cuantitativo.

Tiempo de entrega versus el tiempo del ciclo

El tiempo de entrega es aquel que se mide desde que se hace el pedido al proceso hasta que se termina y se entrega al cliente.

Además, el tiempo del ciclo habla del tiempo desde que el producto entra en el proceso de producción hasta que sale.

Es importante conocer estos tiempos, pues serán una referencia para determinar qué tanto se ha optimizado el proceso.

El objetivo principal de la implementación de estas estrategias es que los tiempos se reduzcan. Si no se está logrando, entonces hay que reevaluar las etapas para buscar más oportunidades de mejora.

Kanban vs Scrum

Scrum es otro método ágil muy usado.

En algunos proceso productivos se combina con el método Kanban para optimizar el proceso.

Entre estos dos métodos existen diferencias bien marcadas que pueden ayudarte a decidir por la implementación de uno u otro.

Veamos cuáles son estas diferencias.

  • Roles y responsabilidades.

Mientras que en Kanban no existen roles (jerarquías) predefinidos, es decir, todos pueden estar en la capacidad de realizar distintas actividades en las distintas etapas del proceso, promoviendo la ayuda cuando existen cuellos de botella, en Scrum cada miembro del equipo tiene un rol que es inalterable.

Por ejemplo, en Scrum aparecen las figuras de Product Owner y Scrum Master que tienen responsabilidades distintas a los miembros del equipo que ejecutan el plan.

En Scrum, incluso los miembros del equipo, dependiendo de la naturaleza del proyecto, solo pueden realizar una actividad específica.

  • Fechas de entrega

En Kanban se hace entregas finales continuas, es decir, el ciclo se cumple con un producto terminado.

En Scrum, sin embargo, se hacen entregas determinadas por sprints.

En estos sprints se entregan avances de lo que se será el producto final. (Imagina Scrum como si el producto final fuese una pared de ladrillos, cada sprint sería una fila de ladrillos nueva que van sumando al resultado final.)

  • Delegación y priorización de actividades:

Kanban usa el sistema llamado pull, con lo que se logra producir solo lo que se necesita; la prioridad es terminar productos, antes de comenzar a hacer productos nuevos.

En este sentido, Scrum también trabaja con el sistema pull, pero como los ciclos o sprints son distintos, se prioriza de forma diferente.

Es común que en un primer sprint se prioricen las actividades más específicas del proceso y que en los que siguen, cuando se terminen esas actividades, se prioricen actividades más generales.

  • Gestión del cambio y modificaciones:

En Kanban, al ser ciclos cortos, los cambios son más seguidos y menos impactantes; se pueden hacer más iteraciones al proceso.

En Scrum no se hacen cambios durante un sprint y un sprint no es tan corto como un ciclo en Kanban, esto podría verse como una desventaja, pero también es cierto que cuando se usa Scrum, hay más tiempo de planificación.

  • Medición de la productividad:

En Kanban se usan variables como el tiempo del ciclo, mientras que en Scrum se evalúa el tiempo del sprint y dependiendo de lo que se haya logrado en ese sprint, se programarán más o menos sprints subsiguientes.

  • Prioridad de un método u otro

El método Kanban se prefiere cuando el proyecto tiene un amplio rango de prioridades, como en el ejemplo del restaurante, es decir, proyectos en donde no se sabe con exactitud la demanda de productos.

Por otro lado, se prefiere Scrum cuando el proyecto en un principio tiene prioridades más estables que no cambiarán con respecto al tiempo.

Por ejemplo, en proyecto de desarrollo de software, en donde el objetivo final es entregar un programa que satisfaga ciertos criterios preestablecidos y donde se busca que se entregue en buen tiempo, optimizando el proceso y los costes.

Por lo general, cualquier producto o servicio que quieras desarrollar implicara un esfuerzo conjunto de muchas personas, entidades e interesados (stakeholders).

Dentro de un equipo, seguramente multidisciplinar contaras con diseñadores, equipo de desarrollo, ingenieros de producto, marketing, ventas, etc que deben trabajar de forma conjunta y coordinada si queremos llevar el proyecto en cuestión a buen puerto.

Por norma general, también debemos contar con un tiempo y un presupuesto determinado para entregar los resultados del proyecto.

Si a esto le sumamos que, en muchas ocasiones, los requisitos del proyecto no están bien definidos o incluso que las demandas de los clientes pueden variar, la gestión del proyecto en cuestión y alcanzar unos resultados tangibles y valiosos para el cliente puede convertirse en una pesadilla.

Desde principios de la década de los 70, se viene trabajando con varias metodologías buscan superar estas dificultades.

Una de las más extendidas y más conocidas es la metodología conocida como “Waterfall” (o Cascada), que esta dividida en distintas fases:

  • Requisitos
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Calidad
  • Entrega
Scrum task board with stickers on wall in office
Scrum task board with stickers on wall in office

Pero el problema de la metodología “Waterfall” es que cada fase debe completarse antes de poder pasar a la siguiente fase.

Esta metodología esta diseñada precisamente para no introducir cambios una vez que los requisitos iniciales han sido establecidos. Para proyectos donde el resultado final es de sobra conocido se trata de una metodología completamente optima.

Lo normal en estas metodologías es que cualquier cambio implica la aprobación de varios niveles antes de que ningún cambio pueda ser introducido.

Desde hace ya muchos años, el tamaño y la complejidad de los desarrollos (software, hardware, producto y servicios en general) ha aumentado de forma drastica.

A medida que dichos proyectos desarrollados por la industria iban aumentando en complejidad, la incertidumbre acompaño a estos proyectos y los resultados obtenidos muchas ocasiones no era el esperado, implicando perdidas importantes y en muchas ocasiones implicando la perdida de una posición competitiva determinada por parte de la empresa.

Desde la década de los 80, se ha venido trabajando en el desarrollo de nuevas metodologías que pudieran aportar nuevos enfoques a los proyectos que desarrollaba la industria teniendo en consideración los cambios en las estructuras empresariales y en los mercados.

Algunas de estas nuevas metodologías son:

  • Crystal Clear
  • Extreme Programming
  • Kanban
  • Scrum
que es scrum

¿Qué es Scrum?

Scrum es una metodología que facilita el trabajo el trabajo en equipo a la hora de desarrollar proyectos.

Mediante esta metodología, incentivamos que el equipo aprenda a base de la experiencia pasada, fomentamos la autoorganización y la reflexión sobre hitos alcanzados asi como por los resultados positivos y negativos.

Por lo tanto, Scrum esta compuesto por un conjunto de herramientas, prácticas, normas y roles que funcionan en conjunto para facilitar y ayudar a los equipos a alcanzar cotas mayores y poder entregar resultados tangibles sobre un proyecto en cuestión.

La metodología Scrum se basa en un principio de transparencia entre todas las partes interesadas (equipo, cliente y stakeholders), la revisión continua del trabajo llevado a cabo y la adaptación a los requisitos cambiantes impulsados por el cliente, el mercado o por la incertidumbre inicial del proyecto.

A pesar de que la metodología Scrum ha sido impulsada para el desarrollo de software desde sus inicios, lo cierto es que los principios y las practicas abanderadas por esta metodología permiten que sea aplicada en muchos otros tipos de proyectos y sectores, haciendo que la popularidad de la metodología haya crecido mucho estos últimos años.

agil y scrum

Es muy habitual que se acaben confundiendo ambos términos (Agile y Scrum) ya que ambos están centrados en el progreso continuo, que forma parte del pensamiento ágil. Sin embargo podemos definir Scrum como una metodología de trabajo y Agile como una filosofía de trabajo.

¿Y qué diferencia hay? Veamos algunos ejemplos para entenderlo mejor.

Una organización, empresa y/o persona no puede “volverse ágil” de la noche a la mañana solo por pensar bajos los criterios de la filosofía ágil, ya que “volverse ágil” requiere de un trabajo considerable, involucración de todo el equipo…

Pero si es posible comenzar a usar un marco de referencia como Scrum (metodología) para comenzar a pensar de forma ágil y comenzar a desarrollar hábitos ágiles dentro de una organización

Como marco de trabajo, la metodología Scrum se basa en el aprendizaje y el ajuste continuo a los factores y condicionantes del proyecto que fluctúan con el avance del propio proyecto.

Por lo tanto, la metodología Scrum se fundamente en que el equipo de trabajo no lo sabe todo al comienzo de cualquier proyecto y que el desempeño del equipo y los resultados del proyecto avanzaran a través de la propia experiencia surgida del proyecto.

Un elemento fundamental de la metodología Scrum es que esta diseñado para que los equipos se puedan adaptar de forma natural a las condiciones y requisitos cambiantes del cliente mediante una integración efectiva de las demandas del cliente y ciclos de trabajo cortos para que los equipos puedan aprender y testear con el cliente lo más rápido posible.

Otro elemento a tener en consideración con Scrum es que a pesar de tratarse de una metodología bien definida, también permite una adaptación a las necesidades de cada organización.

¿Qué incluye la Metodología Scrum?

La metodología Scrum, aunque no nos lo parezca, incluye las mimas actividades que la metodología Waterfall (Cascada) pero la gran diferencia deriva en que en vez de implementarlas en fases secuenciales, las mismas actividades son trabajadas en ciclos más cortos, denominados iteraciones o sprints.

De esta manera, la metodología Scrum permite crear una solución (producto o servicio) de forma incremental, mejorando la solución construida en cada iteración, bien agregando funcionalidades demandas por el cliente, eliminado aquellas que no aportan valor o bien mejorando las ya desarrolladas en etapas anteriores.

Un elemento muy importante de la metodología Scrum son los distintos mecanismos de retroalimentación para el equipo a fin de garantizar que:

  • Todos los integrantes del equipo comprenda su rol y sean conscientes de sus responsabilidades.
  • Que los problemas se identifique y se corrijan lo más rápido posible.
  • Que el usuario final y los clientes vean resultados tangibles sobre la solución en desarrollo y aporten el feedback oportuno.
  • Que los stakeholders vean el progreso del equipo y los resultados tangibles de la solución y puedan facilitar la eliminación de actividades (requisitos, funcionalidades…) innecesarias.
que incluye scrum

Conceptos erróneos sobre la metodología Scrum

A pesar de que la metodología Scrum ya viene usándose desde hace más de 20 años, lo cierto es que aun existen multitud de conceptos erróneos alrededor de la metodología y su aplicación.

Vamos a ver algunos de ellos:

  • Scrum es aplicable a todo tipo de proyectos.

Eso es completamente incorrecto. La metodología Waterfall es perfecta para proyectos con requisitos claramente definidos y con muy poca o nula variación en el alcance del proyecto. Por ejemplo, proyectos de construcción o proyectos con aplicación de regulación muy estricta.

  • Cualquier organización puede adaptar la metodología Scrum.

Incorrecto. Las organizaciones también deben adaptar su cultura para implementar Scrum, ya que hacerlo requiere no sólo la aceptación de los equipos de desarrollo sino también de los gerentes, resto de áreas/departamentos de la empresa y por supuesto de los clientes de la empresa.

metodologia scrum proceso roberto touza david
la metodologia scrum proceso roberto touza david
  • Scrum no tiene restricciones de tiempo o presupuesto.

Incorrecto. En metodologías ágiles como Scrum, los recursos y el tiempo son fijos, mientras que el alcance no lo es. La definición al inicio del proyecto de los recursos disponibles y el tiempo establece un limite superior en el número de sprints en los que será necesario desarrollar el proyecto. Eso significa que el proyecto en desarrollo debe entregar al cliente un resultado tangible que cumpla como mínimo con los requisitos mínimos del cliente y a poder ser que supere el umbral de los requisitos máximos definidos al inicio del proyecto.

  • Cuando los recursos son limitados, los proyectos pueden ahorrar dinero al desempeñar la misma persona los roles de Scrum Master y Product Owner.

Incorrecto. Estos roles tienen diferentes responsabilidades y aplicando la metodologia Scrum actúan como un sistema de control y equilibrio entre ellos. El desempeño de ambos roles por la misma persona elimina ese equilibro y puede afectar al desempeño del equipo y los resultados del proyecto.

  • El rol más importante en Scrum es el del Scrum Master.

Incorrecto. Todos los roles en Scrum tienen un propósito distinto y unas responsabilidades determinadas. Todos juegan el mismo papel en el éxito del proyecto.

  • No es necesario llevar a cabo un diseño definido o elaborar una documentación detallada para aplicar la metodologia Scrum.

Incorrecto. El objetivo de Scrum es realizar las tareas ( como el diseño y la documentación justificativa) de forma incremental y en el momento oportuno. Para aplicar la metodologia con éxito, cada proyecto debe tener una visión clara y un diseño definido.

Conclusión

Scrum es una metodologia muy efectiva y muy simple de comprender pero a menudo bastante dificil de implementar debido al cambio radical que implica con respecto a las metodologias más tradicionales que llevan implementadas en las empresas durante muchos años (incluso decadas) y que generan reticencia al cambio.

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