Lean y Agile: Diferencias y similitudes

Lean y Agile son dos métodos sumamente populares dentro del mundo de la Gestión de Proyectos, que ayudan a los equipos de trabajo a obtener una mejora en sus procesos a través de resultados mucho más rápidos y, sobre todo, sostenibles.

De todas maneras, las diferencias y similitudes entre estas dos metodologías no son demasiado claras.

Inclusive los términos se utilizan erróneamente como sinónimos para describir un conjunto particular de prácticas. 

Para un Gerente de Proyectos, es importante entender las diferencias y similitudes entre las metodologías Lean y Agile, con el fin de garantizar su correcta aplicación y obtener así una organización eficiente y efectiva.

Lean y Ágil: Lean indica que cada proceso debe ser constantemente inspeccionado y adaptado para mejorarlo.

Agile proporciona controles regulares de los resultados y del método de trabajo para evaluar posibles mejoras.

Agile - Lean – Scrum

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¿Qué es entonces una metodología Lean?

El término “Lean” generalmente refiere a un conjunto de conocimientos denominados más específicamente «Lean Manufacturing», desarrollado en Japón en los años 50 y 60 por un ingeniero llamado Taiichi Ohno.

Lean Manufacturing ha transformado una gran cantidad de conceptos tradicionales tales como: 

  • La producción debe basarse en la demanda y no en la oferta. Se trata simplemente de hacer algo cuando alguien lo quiere y lo ordena, en lugar de hacerlo antes de que alguien lo necesite y esperando que esto suceda. 
  • La producción mejora y es más eficiente si se realiza en lotes pequeños para explotar economías de escala.
  • Tomarse el tiempo necesario para concentrarse en la calidad también aumenta la producción y la eficiencia.
  • Los empleadores, no los gerentes, son responsables de definir su método de trabajo.
  • En lugar de ejecutar tareas predefinidas una y otra vez, los trabajadores deben mejorar continuamente su forma de trabajar (el llamado «Kaizen»).

En su momento, estas ideas parecían inconcebibles a los ojos de la industria estadounidense y occidental, pero las organizaciones industriales japonesas que adoptaron estas filosofías superaron rápidamente a sus «colegas».

Así, la metodología Lean elimina implacablemente todo lo que no agrega valor.

Y hacer esto, implica en consecuencia, descartar reuniones, tareas y documentación innecesarias, como también eliminar métodos ineficientes de trabajo, logrando mejoras visibles en el proceso. 

Por otro lado, esta metodología, también pone un énfasis muy fuerte en lo que se llama «el sistema», es decir, la forma en que el equipo trabaja en su conjunto.

El trabajo siempre debe verse desde un nivel superior para garantizar que se establezca una mejora en el proceso, y esta metodología respeta el hecho de que las personas que hacen el trabajo son aquellas que saben cómo hacerlo mejor.

Una vez que reciben lo que necesitan para ser efectivos, se les debe permitir trabajar con independencia y confiar en ellos.

¿Qué es una metodología Agile?

Agile refiere a un conjunto de valores y principios establecidos en el Manifiesto Agile. Éste básicamente remarca los siguientes postulados/aspectos:  

  • Colaborar con clientes potenciales en la negociación de resultados de proyectos.
  • Responder al cambio con un plan.
  • Interacción entre individuos con sus herramientas y procesos.

La metodología Agile es muy similar a la metodología Lean, y por esta razón se encuentran puntos muy similares entre una y otra.

De todas formas, la metodología Agile está mayormente enfocada en el desarrollo que en la producción. 

Scrum y Kanban son dos de los marcos de gestión de proyectos Agile más populares. Éstos, sin embargo, difieren bastante: Scrum parece ser más usado que el segundo, pero, en realidad, cada persona utiliza una versión modificada de Scrum (lo que se recomienda a menudo tomando elementos de Kanban). 

A su vez, Sprint es una terminología de Scrum.

Scrum es un marco de gestión de proyectos «con limitaciones de tiempo» compuesto por Sprints, donde se establece un período fijo recurrente de ciclos de trabajo, generalmente entre una y cuatro semanas, de acuerdo con la característica del trabajo de cada equipo. 

La idea es hacer cosas en pequeños incrementos e iteraciones rápidas, con un fuerte énfasis en revisar el trabajo para ayudar al equipo a avanzar hacia la meta.

La construcción de hipótesis y la repetición de la experimentación es una parte integral de Scrum, ya que la mayoría de los proyectos enfrentan incertidumbres, y el descubrimiento es clave (el marketing es un excelente ejemplo; el mercado de productos en sí mismo es un proceso de descubrimiento).

Un equipo típico de Scrum debe incluir entre tres y nueve personas, más el product owner (propietario del producto) y el Scrum Master.

Cuanto más grande sea el equipo, la velocidad del mismo disminuye, por lo que es mejor dividirse en diferentes equipos Scrum.

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Agile y Lean son muy similares

Existen algunas claras similitudes entre la metodología Agile y Lean. 

La metodología Lean espera la construcción de objetos/productos en el menor número posible de lotes, de acuerdo al concepto que indica una mayor eficiencia de esta manera.

La metodología Agile provee, en lugar de una gran producción, muchas y frecuentes pequeñas versiones de un producto.

La metodología Lean también nos indica que cada proceso debe ser constantemente inspeccionado y adaptado para mejorarlo. Por lo tanto/razón por la cual, este método está muy centrado en la mejora continua (el llamado Kaizen).

La metodología Agile, también proporciona controles regulares de los resultados y del método de trabajo para evaluar posibles mejoras.

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Otra similitud entre Lean y Agile, es su enfoque en la cooperación entre los empleados. 

En ambas metodologías, los trabajadores – las personas – son más importantes que las herramientas utilizadas para llevar a cabo su trabajo. 

Cuando se trata de Agile y Lean, nada es más importante que el resultado final.

Este debe crear valor para el cliente y es el único objetivo del proceso de desarrollo.

La metodología Agile le permite al cliente la adaptación constante a sus necesidades, mientras que la metodología Lean proporciona la fabricación del producto de tal manera que no haya desperdicio.

En cualquier caso, el cliente debe obtener siempre exactamente lo que espera.

Agile y Lean también son muy diferentes

La diferencia principal entre una metodología y otra es que Agile está abocada en la mejora de un proceso de desarrollo, mientras que el método Lean se refiere a la optimización de un proceso de producción.

En producción, generalmente se tiene un producto predefinido y lo que se quiere es producir tantos productos de alta calidad como sea posible de la manera más económica.

De hecho, en el proceso de desarrollo los factores son constantemente revisados y cambian de acuerdo con la nueva información o retroalimentación.

No es casualidad que el Lean Management haya nacido en el sector industrial con la intención de hacer que los sistemas de producción sean más eficientes, mientras que la metodología Agile nació en un entorno de desarrollo creativo y de software.

Así, en el primer caso, es importante que el proceso funcione sin que se produzcan desperdicios.

Esto se traduce finalmente en un producto que se crea de la forma más eficiente posible.  

En el segundo caso, en cambio, lo importante es el desarrollo de prototipos que primero se prueban y evalúan para luego construir/ generar el producto final.

Pero aquí no se terminan las diferencian entre éstas dos metodologías.

La metodología Lean es usualmente aplicada para mejorar los procesos en las organizaciones.

Por otro lado, la metodología Agile, se lleva a cabo dentro de un equipo, generalmente compuesto por no más de doce personas, por lo tanto, no está necesariamente enfocado en la mejora de una empresa.

Lean vs Agile

Una metodología no es mejor que otra. Las personas deben entenderlas por sí mismas. Además, la implementación de una u otra depende también de la organización, del tipo de proyecto que se quiera desarrollar y de las mejoras que se desean obtener.

Ambos métodos están estrictamente interconectados, por lo cual todo gira en torno al enfoque en los clientes y a darles el producto que desean de la manera más eficiente posible.

Cada una de ellas tiene sus fortalezas y debilidades, y es necesario conocer las características de ambos para poder evaluarlos.

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El éxito y la productividad están vinculados a cómo se gestionan dos aspectos del trabajo:

1 – Modelar cuidadosamente las complejidades del entorno de trabajo.

2 – Llevar esta complejidad a algo simple, ligero, rápidamente manejable y actualizable por el usuario individual.

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