Método Kanban

El método Kanban ha demostrado ser muy útil para la gestión ágil de proyectos, permitiendo que se mejoren los tiempos de cada ciclo productivo y, por ende, los tiempos de entrega del producto final.

Es un método que tiene como base la mejora continua y que se fundamenta en análisis visual del proceso.

Con el método Kanban podemos ser capaces de saber qué está haciendo cada miembro del equipo, además de determinar cuellos de botella en el proceso, para luego proponer soluciones que permitan que se desarrolle fluidamente.

Considerando otros métodos asociados a la filosofía ágil, implementar un sistema Kanban es fácil, ya que no requiere hacer grandes cambios dentro de la organización.

Si te interesa qué es el método Kanban y para qué sirve, sigue leyendo.

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Método Kanban

Elementos y tipos de Kanban

En el método Kanban, al ser una metodología ágil y visual, destacan dos elementos principales: el tablero y las tarjetas.

En el tablero se representa cada etapa del proceso que lleva a una actividad desde que se planifica hasta que se realiza, mientras que, la tarjeta representa la actividad o el producto mismo que va atravesando el proceso.

Dependiendo del tipo de tablero, la tarjeta contendrá la información necesaria para hacerle el seguimiento.

Entre los tipos de Kanban más conocidos y usados, están:

  • El Kanban aplicado a procesos de producción: el cual se aplica para gestionar el proceso de produccción de un elemento y cuyas tarjetas tienen información del producto, la cual atraviesa un proceso que suele estar compuesto por tres etapas: por hacer, haciéndose, hecho.
  • El Kanban aplicado al transporte: se usa para gestionar el traslado de una pieza del producto de un lugar a otro. Este lugar puede entenderse como un espacio físico o como un proceso, es decir, se usa un Kanban de transporte para monitorear un material que ha salido de una etapa de producción y pasará como materia prima al siguente proceso de producción.

Beneficios del método Kanban

El Método Kanban tiene muchos beneficios, entre los que destacan:

Se aprovecha el tiempo de trabajo

Por lo general, en una organización con empleados que cumplen un horario, suelen haber horas muertas porque algún miembro del equipo considera que ya ha hecho lo que debía hacer o está esperando que otro culmine una actividad que limita su trabajo.

El método Kanban, al apostar por el trabajo en equipo colaborativo, establece acuerdos para que todas las actividades fluyan en paralelo, así se optimiza el uso del tiempo.

Asimismo, entre estos acuerdos, se establecen compromisos entres los miembros para ayudar al resto a terminar tareas para reducir tiempos de entrega y cuellos de botella.

Se mejora el tiempo del proceso

Como todo el equipo trabaja de forma ordenada, se eliminan los cuellos de botella que no permiten que el proceso fluya, esto lleva, indudablemente, a una gestión eficiente del tiempo que se manifiesta en la duración de cada ciclo productivo.

El objetivo del método Kanban es que el trabajo sea cada vez más coordinado para que se produzca cada vez más rápido.

Es un método de fácil aplicación

A diferencia de otros métodos, Kanban no necesita redefinir tareas dentro del grupo, solo define el proceso, diseña el tablero y las tarjetas.

Como tampoco espera cambios radicales, puede implementarse en muy poco tiempo, y las explicaciones a los miembros del equipo de producción suele ser muy fáciles de entender.

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Se optimiza el proceso al eliminar lo que no es necesario

Una vez que se establece el proceso, se implementa y se analizan los resultados, se puede redefinir el flujo para que sea más eficiente. Esto ahorra recursos como el tiempo, al eliminar etapas que no son necesarias.

Mejora la calidad y se optimizan los costes

Kanban es un método gráfico, por lo que, los miembros del equipo pueden ver su avance y con ello se motivan para hacerlo cada vez mejor.

Al mejorar el trabajo individual, mejora la calidad de todo el producto, por lo que, el cliente queda más satisfecho, lo que redunda en la reducción de costes.

Esta optimización del coste no solo se debe a que el producto está mejor desarrollado, sino a que se invirtieron menos horas para terminarlo.

Pasos para Implementar un sistema Kanban

Si quieres implementar el método Kanban en tu empresa, ten en cuenta los siguientes pasos:

Evalúa tu proceso y los qué quieres conseguir

Es necesario que revises si el método se puede ajustar a las fases del ciclo productivo, aunque Kanban puede ser muy flexible, existen otras metodologías ágiles que funcionan mejor de acuerdo con ciertas condiciones.

Asimismo, debes conocer las necesidades de tu proceso y ver si la puedes conseguir con esta implementación.

Por ejemplo, si tienes un producto que se produce por etapas y cada etapa es distinta, Kanban no es un método que te ayudará a gestionar todo el proceso, en ese caso es mejor Scrum.

Diseña el tablero y las tarjetas

Es importante que el tablero se ajuste a tu proceso y no que el proceso se ajuste a un tablero definido. Si bien, el tablero más común incluye tres etapas, puedes agregar todas las que sean necesarias para que puedas controlar bien el proceso.

Lo mismo ocurre con las tarjetas, en estas se debe incluir la información necesaria para darle seguimiento a la actividad o al producto, basándose en la mejor estrategia para medir el avance.

En algunos casos, el proceso se dará con una sola acción que pasa por todas las etapas, mientras que, en otros, podrás recorrer varias actividades distintas por el mismo tablero.

Crea los límites de cada etapa

Uno de los fundamentos del método Kanban son los límites de cada etapa. Por lo general, al principio es necesario que definas un mínimo y un máximo de tareas que pueden estar en la misma etapa del tablero simultáneamente, pero luego, al evaluar tu proceso, puedes variar estos límites para que fluya mejor.

Define estrategias para la mejora continua

Solo puedes mejorar si cuentas con un punto de referencia. Es este caso, puedes tomar como referencia los objetivos que te has planteado en conjunto con el equipo de desarrollo.

Por ejemplo, si en principio tienen como objetivo terminar 3 productos por día, debes crear estrategias para que ese número mejore.

En algunos casos, la mejoría no va de la mano del número de productos terminado en un ciclo, sino que toma en cuenta la calidad final. En todos los casos, debes contar con un objetivo de partida y evaluar su evolución en el tiempo.

Implementaciones exitosas de Kanban

El método Kanban se ha implementado en muchas áreas, pero las que nombraremos a continuación destacan por su gran éxito.

Campañas de marketing

En este entorno de trabajo, es sencillo implementar Kanban porque se conocen las etapas del proceso y se puede medir el avance de forma visual.

En este caso, se puede trabajar con un tablero de producción por la que se desplacen las tarjetas con la información de cada actividad necesaria para lograr el objetivo.

Por ejemplo, se pueden hacer tarjetas por campañas distintas o por clientes distintos, en el caso de que sea una agencia de mercadeo.

Gestión diaria de actividades para freelancers

Si eres un freelancer, puedes crear tu tablero, también de producción, que incluya las actividades diarias que deseas desarrollar.

En este caso te aseguras de no procrastinar, pues las tarjetas son un recordatorio de que hay actividades por realizar.

Gestión financiera de una empresa

Este método puede ser especialmente útil para mantener el pago de facturas al día e, incluso, para comenzar los trámites tributarios a tiempo.

Como las tarjetas contienen información sobre la actividad, puedes agregar fechas máximas para que pasen a la columna de “hecho”.

Gestión de equipos de control de calidad

Si tu empresa cuenta con un proceso bien establecido para hacer pruebas de calidad, puedes implementar un Kanban que te permita saber qué lotes de productos están siendo evaluados y en qué etapa están.

Por lo general, los equipos de gestión de calidad son multidisciplinarios, por lo que se puede solventar cualquier cuello de botella.

Campañas de Redes Sociales

Toda gestión de redes sociales tiene actividades clave que depende de una planificación.

Una vez que tengas el calendario de contenido, puedes gestionar las imágenes, vídeos y textos con un Kanban, priorizando cada uno de acuerdo con la fecha en que deban ser publicados.

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