Qué es Kanban

Kanban es un método visual que, junto con Scrum, es parte de las metodologías para la gestión ágil de proyectos, las cuales representan una alternativa con respecto a la gestión de proyectos Lean.

La diferencia entre la gestión ágil de proyectos y la gestión de proyectos Lean se evidencia en las bases de su implementación.

Mientras que en las metodologías ágiles se prioriza al cliente y la simpleza de los métodos, permitiendo la introducción de requisitos que pueden variar en el tiempo y afianzando el trabajo en equipo y la mejora continua, con la metodología Lean se busca: eliminar el desperdicio, fomentar la entrega rápida, el aseguramiento de la calidad, el aplazamiento del compromiso y se fomenta la autonomía individual; esto con el fin de optimizar el proceso.

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Kanban

Para definir qué es Kanban debemos saber que uno de sus elementos característicos es el tablero Kanban, en el cual se posicionan unas tarjetas Kanban que contienen las actividades que se realizan para llevar el producto desde el punto de partida hasta la última columna, la cual representa el producto terminado; este tablero puede elaborarse en un software especial que permite compartirlo de forma virtual.

Así, Kanban es un método visual para la gestión de proyectos ágiles que nos permite ver, en tiempo real, cómo fluye el ciclo productivo, pudiendo detectar en él cuellos de botella, permitiendo la introducción cambios que lleven a la mejora continua.

Este método nace en Japón como parte de las iniciativas de Toyota para mejorar su proceso productivo, mientras reducía los desperdicios y mejoraba la satisfacción del cliente.

Existen distintos tipos de Kanban, su definición nos servirá para entender mejor qué es Kanban:

Tipos de Kanban según su naturaleza

Kanban de producción

En un Kanban de este tipo, los tableros Kanban se suelen dividir en tres columnas: las actividades que están listas para hacerse, las que se están haciendo y las que han sido finalizadas.

Por lo general, la tarjeta en un Kanban de producción contiene detalles como: la actividad a realizar, la fecha límite y la persona encargada de realizar la actividad.

Kanban de transporte

También es conocido como Kanban de movimiento, e indica la cantidad de productos que se será recogida por el proceso que sigue.

Es usado cuando se traslada un material de un punto a otro del proceso. Las tarjetas contienen información que identifican el material o producto, el número de la orden, el origen y destino.

Kanban de proveedor

Es un Kanban de transporte, pero se considera como un tipo distinto porque el material que alimenta esa etapa del proceso viene de un proceso de producción externo, por lo que, se debe contemplar el tiempo de entrega del material para poder entregar el producto final a tiempo.

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Tipos de Kanban segun su prioridad

Existen dos clasificaciones:

Kanban de emergencia

Se define para contemplar cualquier eventualidad que amenace con el flujo del proceso productivo, por ejemplo, averías, materiales defectuosos, entre otros.

Kanban Urgente

Este Kanban se define para los casos cuando no se cuenta con los materiales para producir el producto.

Para conocer más a detalle qué es Kanban, es importante conocer cómo fluye el método.

Visualización

En esta etapa del proceso se estudia el flujo de producción, para luego definir las columnas en el tablero Kanban. Es una actividad primordial, debido a que, de ella dependerá la utilidad visual del método.

Si no se define bien el proceso, la visualización queda comprometida y, por ende, se desaprovechan las oportunidades de mejora.

Establecimiento de límites

Una vez que se tienen las etapas del proceso, se establecen límites del trabajo en progreso, esto es así para evitar que se generen cuellos de botellas en las etapas.

Por lo general, en cada columna se establecen mínimos y máximos que tienen como objetivo crear armonía con el resto de las etapas del proceso.

Gestión del flujo

La gestión del proyecto es la que garantiza que el proceso productivo sea efectivo. En esta práctica se visualiza el tablero en búsqueda de mejoras, pero, sobre todo, se toman decisiones para solucionar los problemas que se vayan presentando. La gestión del fluyo, por lo general, se apoya en acuerdos establecidos entre los miembros del equipo.

Calibración y regulación del método

Como resultado del análisis de la gestión, se puede calibrar el método para que fluya correctamente.

Es en esta práctica donde se decide cambiar los límites del trabajo en progreso y se crean reglas para eliminar los posibles cuellos de botellas que se generen. Asimismo, se definen los parámetros para considerar que una tarjeta puede pasar de una columna a otra, basándose en estándares de calidad y especificaciones del producto.

Retroalimentación

La retroalimentación permite nutrir al proceso con la experiencia del equipo de trabajo, con lo que, se pueden obtener puntos de mejora del proceso. Por lo general, esas retroalimentaciones se dan al finalizar un ciclo, en reuniones cuya duración es definida por el equipo.

Mejora continua o kaizen

Más que una práctica, kaizen es una filosofía de trabajo. El método Kanban es de fácil implementación, pero requiere ser evaluado constantemente para calibrar los parámetros que harán que el proceso fluya cada vez mejor.

Esta mejora continua se implementa en cada etapa y en cada momento; siempre que se identifique una oportunidad de mejora, se plantea y se implementa.

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Entornos de implementación de Kanban

Ahora que sabemos qué es Kanban, es importante saber en qué entornos se puede implementar. Antes de comenzar, debes saber que, con los ajustes necesarios, un tablero Kanban puede ser útil en cualquier entorno de trabajo.

Pequeños equipos de trabajo

En este entorno, la implementación es positiva, debido a que, ayuda a organizar al personal como un equipo que trabaja en conjunto.

En pequeños equipos, donde todos hacen de todo, implementar Kanban ayuda a que no se genere multitasking, apoyando el trabajo dedicado a una acción especifica que ayude a terminar el producto más rápidamente.

Grandes Empresas

En una gran empresa se puede implementar Kanban, siempre y cuando se delimite por etapas del proceso, es decir, tendríamos varios Kanban actuando en simultaneo. aun así, no se recomienda cuando el ciclo de producción es largo o es de carácter acumulativo, es decir, que cada ciclo completa solo una característica del producto final.

Individuos

El Kanban es un método ideal para organizar las actividades diarias, dándole prioridad a las más importantes. Cada actividad es una cosa menos que tienes que hacer y, como no puedes hacer varias actividades a la vez, te aseguras de que no dejes tareas inconclusas.

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