Scrum Board

Scrum, como metodología ágil, nos ofrece beneficios importantes para organizar la producción mientras se fomenta la optimización de la inversión al desarrollar un producto que cuenta con características que aportan valor al cliente.

El Scrum Board o tablero Scrum es una herramienta visual que permite al equipo de desarrollo mantener la comunicación constante, fortaleciendo el conocimiento de las actividades que se están desarrollando y en qué etapa del proceso están cada una de ellas.

Para el Scrum Board no existen normas formales, cada equipo confecciona su tablero de la manera en que sea más cómoda su gestión, aunque es común que todos sigan un patrón común.

Scrum Board

Aunque la razón principal del uso del Scrum Board es visualizar qué está haciendo cada miembro del equipo y cómo está avanzando la iteración o Sprint, tiene otros motivos:

  • Ayuda a que el equipo se comprometa. El equipo puede ir viendo cómo va el proceso y entiende cómo afecta su desempeño en el logro de los objetivos, llevando a cada uno de los miembros a que se enfoque en las tareas por terminar.
  • Permite que los nuevos equipos de Scrum entiendan la metodología Scrum. Aunque las explicaciones que ofrece el Scrum Master son suficientes para que el equipo se adapte a Scrum, no deja de ser verdad que, en un principio, siempre es más sencillo si podemos visualizar el proceso. Con el Scrum Board, la metodología deja de ser un concepto y se convierte en algo que pueden tocar.
  • Promueve la interacción y la discusión. El tablero de Scrum funciona como un recordatorio del trabajo que hay que hacer, por lo que, al mirarlo, los miembros del equipo pueden sugerir mejoras para que se cumplan los objetivos planteados para la iteración. De hecho, la capacidad de ver en qué está cada miembro puede guiar al equipo para poner más esfuerzo en actividades que han quedado rezagadas o a eliminar los impedimentos que bloquean el avance de las tareas.

Como es de esperar, para que el Scrum Board o tablero Scrum pueda aportar estos beneficios, es importante que sea colocado en un lugar visible, no solo de forma física, sino de forma digital en los casos que el equipo de desarrollo decida trabajar con un software.

Cuando nos referimos a visible, queremos decir que todos tengan accesos a toda la información, en un tablero físico es más evidente, por lo que hay que pensar en maneras para trasladar esa visibilidad al tablero digital.

Por ejemplo, es necesario que, en el tablero digital, los miembros puedan filtrar la información por historia de usuario, por miembro del equipo o por estado de las actividades.

En el caso específico de los tableros físicos, debe escogerse un lugar en donde los miembros sientan que les pertenece, por lo que no se aconseja que se coloque en la oficina de un gerente o en una sala de conferencia, sino en una zona común.

Cómo se arma un Scrum Board

Lo primero que debes saber es que el contenido del Scrum Board se crea una vez que se definen las historias de usuario para la iteración o Sprint.

Si el proyecto lo requiere, se puede crear un tablero general, que contenga todas las historias que se irán creando en cada Sprint, pero este tablero es más útil para el Product Owner que para el equipo de desarrollo.

En el tablero del Sprint, además de las historias del Sprint Backlog, se agregará cada una de las actividades que se van a desarrollar para satisfacer los acuerdos de dicha historia.

Tipos de Scrum Boards

Existen dos tipos de tableros:

Tablero Scrum Físico

Por lo general, se trata de una superficie blanca que se divide en etapas de procesos.

 Cada actividad es representada con una tarjeta que, casi siempre, es un papel tipo Post-it.

Se sugiere que este tablero tenga el tamaño adecuado para que entren todas las historias de forma que sea sencilla su visualización; no sería funcional un tablero en donde no se pudiesen distinguir ni las tareas ni las etapas del proceso.

Tablero Scrum Digital

Las aplicaciones más comúnmente usadas para crear estos tableros son: JIRA y Trello.

 La primera es de pago, pero es la más usada para este tipo de tablero porque permite visualizar y hacer seguimiento a cada sprint. Trello, por su parte, es una herramienta gratuita, muy sencilla de usar, que funciona como un tablero físico.

Se suele usar más para Kanban, pero si se diseña bien, puede ser usada como Tablero Scrum.

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¿Cómo implementar un Scrum Board?

Si este es tu primer proyecto implementando Scrum, es importante que uses el tablero de forma evolutiva, es decir, que comiences con lo más básico y que luego, según vayan sucediendo las iteraciones, vayas agregando más información.

La razón de este procedimiento se basa en que debes tener un Scrum Board que funcione en tu equipo, por lo que, debe ajustarse a sus necesidades.

Primera Iteración

  • Las etapas del proceso. Estas etapas representan el recorrido que hace una tarjeta que entra en el Scrum Board. En este caso, es común usar solo tres etapas: por hacer, haciéndose y hecho.
  • Las historias de usuario. Suponiendo que las etapas son columnas, las historias de usuarios son filas dentro de tu tablero. Cada historia es una fila y dentro de cada una de ellas estarán todas las actividades que le pertenezcan. Así, puedes tener tres historias, con diez actividades cada una; estas actividades son las que se moverán en el tablero.
  • Las actividades. Representadas por las tarjetas, deben incluir la persona que está a cargo de cada actividad. Asimismo, esta tarjeta trae información de la historia a la que pertenece y la estimación de tiempo de la actividad.

Segunda Iteración

Para este punto, el equipo de trabajo está familiarizado con el Scrum Board, por lo que puede ir sumando elementos informativos que ayuden a visualizar el trabajo que se está realizando en esa iteración.

  • La definición de terminado. Una parte importante del Scrum es el conocimiento de las condiciones para que la historia sea aprobada, a esto se le conoce como definición de terminado. Esta definición no se hace para actividades, sino para historias, por lo que se puede agregar como un elemento fijo a la izquierda del Scrum Task Board. No es recomendable que se definan las condiciones dentro de la fila, porque ocuparía más espacio.
  • El gráfico de trabajo pendiente (Burndown Chart). Existen muchas maneras de hacer gráficos de trabajo pendiente, pero los más comunes son los que muestran la relación entre las horas de trabajo pendiente versus el día del Sprint en que están. Las horas de trabajo pendiente se basan en las estimaciones de cada actividad. El otro gráfico relaciona las actividades que faltan por realizar versus el número de Sprints realizados, este se usa para llevar un control general del proyecto.
  • Bloqueos del proceso. Se puede representar con tarjetas y contiene la información recopilada en los daily meetings.

Tercera Iteración

Como ya es familiar el tablero Scrum, se puede migrar a un tablero digital o pueden trabajar con ambos tableros para tener un respaldo de la información, que sea accesible en cualquier parte.

Diferencia entre un Scrum Board y un tablero Kanban

La principal diferencia de los dos es su papel dentro de la metodología scrum.

En Kanban, el tablero es la herramienta principal, por lo que suele ser mucho más complejo, ya  que contiene toda la información necesaria para que los miembros del equipo entiendan en qué punto del proceso están.

Un tablero Scrum, por su parte, es una herramienta auxiliar que ayuda a fortalecer la comunicación entre los miembros del equipo.

Una iteración en Scrum es posible sin un tablero, pues existen reuniones diarias donde los miembros se ponen al día, mientras que, no es posible implementar Kanban sin su tablero.

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